Ettevõtte sekretär Iirimaal

Iirimaal on ettevõtte sekretäri ametikoht kõigi registreeritud ettevõtete jaoks kohustuslik vastavalt 2014. aasta ettevõtete seadusele. Ettevõtte sekretär mängib olulist rolli õigusaktide järgimise tagamisel ja ettevõtte juhtimise säilitamisel. Ettevõtte sekretäri peamised kohustused ja vastutusvaldkonnad on järgmised:

Peamised kohustused

1. Seaduslike registrite ja protokollide pidamine:

• Direktorite, aktsionäride ja teiste kohustuslike registrite värskendamine.

• Juhatuse koosolekute ja aktsionäride üldkoosolekute protokollide pidamine.

2. Koosolekute korraldamine ja kokkukutsumine:

• Osalejate teavitamine eesootavatest koosolekutest nõutud tähtaegade jooksul.

• Koosolekute päevakordade ja toetavate dokumentide ettevalmistamine.

3. Seaduslike vormide ja aruannete esitamine:

• Aastaaruannete ja muude nõutud vormide õigeaegne esitamine Ettevõtete Registrite Büroosse (CRO).

• Teavitamine CRO-d ettevõtte struktuuri muudatustest, näiteks direktorite ametisse nimetamisest või eemaldamisest.

4. Õiguslike nõuete järgimise tagamine:

• Ettevõtte seadusandlike aktide ja regulatsioonide järgimise jälgimine.

• Direktoritele nõu andmine ettevõtte õiguse ja nende seaduslike ülesannete osas.

5. Ettevõtte pitseri haldamine:

• Ettevõtte pitseri nõuetekohase kasutamise ja säilitamise tagamine.

6. Juhtimise teabe kättesaadavuse tagamine:

• Tagada, et aktsionäridel ja teistel volitatud isikutel on juurdepääs ettevõtte dokumentidele.

Kvalifikatsioonid ja nõuded

Ettevõtte sekretär peab omama vajalikke oskusi ja kvalifikatsioone nende kohustuste täitmiseks. Järelevalve all olevatele aktsiaseltsidele (PLC) peab sekretär vastama vähemalt ühele järgmistest kriteeriumidest:

• Olla ettevõtte sekretärina töötanud vähemalt kolm aastat viimase viie aasta jooksul.

• Olla tunnustatud ametialase organisatsiooni liige.

• Omada kvalifikatsioon või kogemus, mida juhatus peab piisavaks.

Ettevõtte sekretäri kohustused

1. Halduse vastutus:

• Protokollide õigeaegne esitamine CRO-le võib põhjustada trahve ettevõttele ja selle direktoritele.

2. Õiguslik vastutus:

• Taotleja võib olla isiklikult vastutav ettevõttele või aktsionäridele tekitatud kahjude eest, kui tema kohustusi täidetakse tahtlikult või äärmise hooletusega.

3. Finantsvastutus:

• Ettevõtte finantskahjude korral, mis tulenevad sekretäri tegevusest, võib ta olla vastutav kahjustuste hüvitamise eest.

4. Distsiplinaarne vastutus:

• Kui sekretär on ametialase organisatsiooni liige, võib talle määrata distsiplinaarkaristuse, kui ta rikub ametistandardeid.

5. Kuritegelik vastutus:

• Tõsiste süüdistuste, nagu pettus, dokumentide valeandmine või osalemine ebaseaduslikus tegevuses, korral võib sekretäridele määrata kriminaalkaristusi, sealhulgas vabaduse võtmist.

Üldised soovitused

Potentsiaalsete vastutuste vähendamiseks on ettevõtte sekretäril soovitatav tagada kõikide esitamise ja regulatiivsete nõuete õigeaegne järgimine, vajadusel otsida juriidilist nõu ning säilitada üksikasjalikke dokumente. Kokkuvõttes on ettevõtte sekretäri vastutus seotud regulatiivsete nõuete täitmise ja oma ülesannete täitmisega professionaalselt ja hoolikalt.