İrlanda'da Şirket Sekreteri

İrlanda'da, bir şirket sekreterinin pozisyonu, 2014 Şirketler Yasası uyarınca tüm kayıtlı şirketler için zorunludur. Şirket sekreteri, yasal gerekliliklere uyumu sağlama ve kurumsal yönetimi sürdürme konusunda önemli bir rol oynamaktadır. Bir şirket sekreterinin başlıca görevleri ve sorumlulukları şunları içerir:

Ana Görevler

1. Yasal Kayıtları ve Tutanakları Sürdürmek:

• Yönetim kurulu, hissedarlar ve diğer zorunlu kayıtlar ile ilgili kayıtların güncellenmesi.

• Yönetim kurulu toplantılarının ve genel hissedar toplantılarının tutanaklarını tutmak.

2. Toplantıları Düzenlemek ve Toplantı Davetleri Göndermek:

• Katilimcilere yaklaşan toplantılar hakkında, belirlenen süre içinde bildirimde bulunmak.

• Toplantılar için gündem ve destekleyici belgeler hazırlamak.

3. Yasal Formları ve Raporları Dosyalama:

• Yıllık iadelerin ve diğer gerekli formların Şirketler Kayıt Ofisi'ne (CRO) zamanında sunulması.

• Şirketin yapısındaki değişiklikler, örneğin yönetici atamaları veya işten çıkarmalar hakkında CRO'yu bilgilendirmek.

4. Yasal Uyum Sağlamak:

• Şirketin geçerli yasalara ve düzenlemelere uyumunu izlemek.

• Yönetim kurulu üyelerine şirket hukuku ve yasal sorumlulukları konusunda danışmanlık yapmak.

5. Kurumsal Mühür Yönetimi:

• Şirketin kurumsal mühürünün doğru şekilde kullanımı ve korunmasını sağlamak.

6. Kurumsal Bilgilere Erişim Sağlamak:

• Hissedarların ve diğer yetkili tarafların kurumsal kayıtlarına erişimlerini sağlamak.

Nitelikler ve Gereklilikler

Şirket sekreterinin görevlerini yerine getirebilmesi için gerekli beceri ve niteliklere sahip olması gerekir. Kamuyu aydınlatma şirketleri (PLC'ler) için sekreter, aşağıdaki kriterlerden birini karşılamalıdır:

• Son beş yıl içinde en az üç yıl şirket sekreteri olarak deneyim sahibi olmak.

• Tanınmış bir meslek kuruluşunun üyesi olmak.

• Yönetim kurulu tarafından yeterli görülen nitelik veya deneyime sahip olmak.

Şirket Sekreteri Sorumlulukları

1. İdari Sorumluluk:

• CRO'ya zamanında rapor sunmama, şirkete ve yöneticilerine ceza uygulanmasına neden olabilir.

2. Hukuki Sorumluluk:

• Görevlerini kasıtlı veya ihmal ederek yerine getirmesi durumunda sekreter, şirkete veya hissedarlara verilen zararlardan kişisel olarak sorumlu tutulabilir.

3. Mali Sorumluluk:

• Şirket, sekreterin eylemleri nedeniyle mali kayıplara uğrarsa, zararların tazmininden sorumlu tutulabilir.

4. İdari Sorumluluk:

• Şayet sekreter bir meslek birlik üyesiyse, mesleki standartları ihlal ettiği için disiplin cezası ile karşılaşabilir.

5. Ceza Sorumluluğu:

• Seri suçlar, dolandırıcılık, belge sahteciliği veya yasadışı faaliyetlere katılma durumunda sekreter, hapis cezası dahil olmak üzere ceza yaptırımları ile karşılaşabilir.

Genel Tavsiyeler

Potansiyel yükümlülükleri minimize etmek için, bir şirket sekreterinin, tüm dosyalama ve düzenleyici gerekliliklere zamanında uymasını sağlamak, gerektiğinde hukuki tavsiye almak ve detaylı kayıtlar tutması önerilmektedir. Genel olarak, bir şirket sekreterinin sorumluluğu, düzenleyici gereklilikleri yerine getirmek ve görevlerini profesyonelce ve özenle yerine getirmekle köklüdür.